Politique de Confidentialité

La présente Politique de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous informer de manière claire et complète sur la manière dont L. Jacob srl, en sa qualité de responsable du traitement, collecte, conserve et utilise les données à caractère personnel vous concernant et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits.

Cette Politique est susceptible d’évoluer en fonction du contexte légal et règlementaire, ainsi que des prises de position des autorités de contrôle en matière de protection des données.

1. Quel est le champ d’application de la présente Politique ?

La présente Politique s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel réalisés par L. Jacob srl dans le cadre de ses relations avec ses clients actuels, passés ou potentiels, ses fournisseurs, les utilisateurs de son site internet, des candidats à une offre d’emploi.

Cette Politique s’applique également à tous les traitements de données à caractère personnel de personnes physiques impliquées directement ou indirectement dans un dossier ou une procédure judiciaire gérée par L. Jacob srl.

2. Qui est le responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est :

Avocats associés L. Jacob srl, société à responsabilité limitée de droit belge, établie et ayant son siège social à B-4031 Angleur, 73 rue Denis Lecocq, immatriculée au Registre de de la Banque Carrefour des Entreprises (Belgique) sous le numéro BE 0829.313.376.

Pour toute demande d’information concernant cette Politique et la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter L. Jacob srl aux coordonnées suivantes :

par voie électronique : laurent@ljacob.eu
par voie postale : L. Jacob srl, Service des Données personnelles, 73 rue Denis Lecocq, B-4031 Angleur

3. Quelles sont les Données personnelles que L. Jacob srl collecte ?

Le terme « données personnelles » renvoie à toute information relative à une personne physique. Il peut s’agir d’une personne qui pourrait être identifiée directement ou indirectement grâce notamment à son identité physique, physiologique, économique, culturelle ou sociale.

Les catégories particulières de données personnelles incluent des détails sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou votre appartenance syndicale, vos données génétiques ou biométriques, vos données concernant la santé, vos données concernant votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle et des informations sur vos condamnations et infractions criminelles (ci-après les « Données sensibles »).

Les données personnelles (ci-après les « Données personnelles ») que L. Jacob srl détient sur vous peuvent concerner les catégories suivantes :

données d’identification ;
vie professionnelle ;
vie personnelle ;
données de connexion et de localisation ;
données financières ;
Données sensibles.

Dans certaines circonstances et uniquement lorsque cela est nécessaire, L. Jacob srl recueille des Données sensibles vous concernant.

C’est le cas notamment lorsque L. Jacob srl est tenu de le faire à des fins légales et règlementaires (par exemple, recueillir des informations sur vos condamnations passées éventuelles lorsque cela est requis par les lois anti-blanchiment d’argent) ou pour vous fournir un service spécifique (par exemple connaître l’organigramme de votre société et de vos associés).

4. De quelle manière L. Jacob srl recueille vos Données personnelles ?

L. Jacob srl peut être amené à recueillir vos Données personnelles de différentes manières :

Données personnelles fournies à L. Jacob srl directement :

L. Jacob srl collecte des Données personnelles directement auprès de ses clients, prospects, partenaires commerciaux, bénéficiaires effectifs, prestataires de services, parties contractantes, candidats potentiels et intermédiaires dans le cadre notamment de ses activités, de rencontres professionnelles, de dépliements de partenariats, de candidatures, de votre fréquentation de son site internet, etc.

Données personnelles obtenues de tiers

L. Jacob srl recueille et traite également des Données personnelles provenant de sources accessibles au public telles qu’Internet, les réseaux sociaux ou les registres commerciaux.

En outre, L. Jacob srl peut recevoir des Données personnelles de tiers dans le cadre des services qu’il fournit ou en rapport avec les exigences légales qui lui sont applicables.

L. Jacob srl ne collecte que les Données personnelles pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

5. Quelles sont les finalités des traitements de vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Selon les cas, vos Données personnelles peuvent être utilisées par L. Jacob srl dans le but de :

fournir des services juridiques à sa clientèle ;
identifier ses clients, prospects, partenaires d’affaires, prestataires de services, contacts et, s’il s’agit de personnes morales, vérifier l’identité des personnes autorisées à les représenter ;
contacter ses clients, prospects, partenaires d’affaires, prestataires de services, contacts, etc. ;
vérifier s’il a un conflit d’intérêt dans le cadre de la représentation d’un client ou dans le traitement de son dossier;
respecter ses obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, et notamment vérifier la source de tout financement ou fonds dans un dossier où L. Jacob srl intervient ;
assurer la gestion administrative de son activité (facturation, comptabilité, recouvrement des sommes dues) ;
développer, exploiter, améliorer et gérer son site internet ;
envoyer à ses clients et prospects des informations thématiques, des newsletters et des invitations à des évènements ;
traiter les candidatures adressées à L. Jacob srl ;
interagir avec les autorités judiciaires, règlementaires ou de surveillance ;
assurer une contribution à la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice ou auprès d’administrations assimilées, telles, par exemple, le service des décisions anticipées (MinFin Belgique);
pour tout autre objectif imposé par la règlementation applicable.

Aucun traitement de vos Données personnelles ne pourra être entrepris sans une finalité spécifique. Si vos Données personnelles sont nécessaires à d’autres fins que celles initialement déterminées, elles ne pourront être utilisées que si cette nouvelle finalité est compatible avec la finalité initiale.

6. Quelles sont les bases juridiques de traitement de vos Données personnelles ?

L. Jacob srl traite vos Données personnelles uniquement lorsque la règlementation applicable le permet, c’est-à-dire lorsqu’il dispose d’une base légale légitimant ce traitement.

L. Jacob srl utilise vos Données personnelles dans les circonstances suivantes:

lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple : élaboration d’une première information suite à un analyse succincte de votre situation – anamnèse -, partage d’informations relatives à un dossier, etc.) ;
pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice des clients de L. Jacob srl (par exemple : le traitement de Données sensibles en droit fiscal belge) ;
pour le respect des obligations légales ou règlementaires auxquelles est soumis L. Jacob srl (par exemple : lutte contre le blanchiment d’argent) ;
lorsque les intérêts légitimes de L. Jacob srl (ou ceux d’un tiers) peuvent être de nature à justifier un traitement, sous réserve que vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ses intérêts. L. Jacob srl prend en considération et met en balance tout impact potentiel sur vous (positif et négatif) et vos droits avant de traiter vos Données personnelles pour ses intérêts légitimes. En cas de traitement de vos Données personnelles par L. Jacob srl sur base de ses intérêts légitimes (par exemple : diffusion d’informations juridiques à caractère général), vous avez un droit d’opposition à ce traitement (voir point 13.6 de la présente Politique) ; et
lorsque vous avez donné votre consentement explicite au traitement de vos Données personnelles (par exemple, pour l’envoi de newsletters ou d’informations à caractère général), vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (cf point 13.7 de la présente Politique).

7. Quelles sont les conséquences si vous ne fournissez pas les Données personnelles demandées ?

Lorsque L. Jacob srl a besoin de recueillir des Données personnelles pour conclure ou exécuter un contrat vous liant et que vous ne communiquez pas les Données personnelles requises, L. Jacob srl pourrait être amené à refuser de fournir ou de recevoir les services concernés.

Dans ce cas, L. Jacob srl vous en informera au moment de la collecte des Données personnelles.

8. Quels sont les destinataires de vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles étant confidentielles, L. Jacob srl ne peut les communiquer qu’aux destinataires suivants :

les membres de L. Jacob srl dûment habilités ;
les prestataires de services de L. Jacob srl, aux fins de la bonne exécution des services juridiques fournis par L. Jacob srl à ses clients (par exemple : avocats Français, Luxembourgeois, voire Belges, notaires, comptables, réviseurs et experts-comptables, courtiers en assurances, banquiers) ;
les prestataires de services de L. Jacob srl, aux fins du bon fonctionnement des activités de L. Jacob srl (tiers prestataires de services administratifs, informatiques, de paiement, d’assurance, de traitement des données, de recouvrement de dettes, etc.) ;
toute personne ou entité à laquelle L. Jacob srl est tenu de communiquer vos Données personnelles sur base d’une obligation légale et/ou règlementaire ;
toute personne ou entité à laquelle L. Jacob srl est tenu de communiquer vos Données personnelles afin de protéger et de défendre ses droits ou ceux de ses clients ;
toute personne que vous avez habilitée à recevoir vos Données personnelles.

Hormis ce qui précède, vos Données personnelles ne seront pas partagées avec des tiers.

L. Jacob srl exige de toute personne ou entité à laquelle vos Données personnelles sont communiquées de respecter la confidentialité et la sécurité de vos Données personnelles et de les traiter conformément à la règlementation applicable. L. Jacob srl autorise uniquement les destinataires de vos Données personnelles à les traiter à des fins spécifiques et conformément à ses instructions, et en aucun cas pour leurs propres fins.

9. Vos Données personnelles peuvent-elles faire l’objet de transferts transfrontaliers ?

Les destinataires visés au point précédent peuvent se situer dans des pays autres que le Grand-duché de Luxembourg. Toutefois, vos Données personnelles ne seront en principe transférées qu’au sein de l’Espace Economique Européen ou d’autres pays reconnus par la Commission Européenne comme justifiant d’un niveau adéquat de protection des données personnelles.

En cas de recours à des prestataires situés en dehors de l’Espace Economique Européen, L. Jacob srl s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que vos Données personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat, notamment grâce à des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou des Règles internes d’entreprise.

10. Où sont conservées vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles sont conservées par L. Jacob srl à l’adresse de son siège social.

Les Données personnelles contenues dans les courriers électroniques que nous échangeons sont conservées en France par notre prestataire de services, la société OVH S.A.S.

11. Quelles sont les mesures de protection de vos Données personnelles mises en place ?

L. Jacob srl veille à protéger et sécuriser vos Données personnelles afin d’assurer leur confidentialité et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

L. Jacob srl met en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer que les Données personnelles sont conservées de façon sécurisée et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément à la Règlementation applicable.

Lorsque la divulgation de vos Données personnelles à des tiers est nécessaire et autorisée, L. Jacob srl s’assure que ces tiers garantissent le même niveau de protection de vos Données que celui leur étant offert par L. Jacob srl. Il exige également des tiers des garanties contractuelles afin que notamment, vos Données soient exclusivement traitées pour des finalités que vous avez préalablement acceptées, avec le niveau de sécurité et de confidentialité requis.

En cas d’atteinte avérée à vos Données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, L. Jacob srl s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est prévu par la règlementation applicable, à vous en informer, par une communication générale ou individuelle selon les cas.

12. Quelle est la durée de conservation de vos Données personnelles ?

L. Jacob srl conserve vos Données personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligation de conservation de certaines données et/ou d’anonymisation.

L. Jacob srl applique en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de Données personnelles :

données personnelles des clients / prospects / partenaires d’affaires : tant que la personne est active et, au plus tard, cinq ans après le dernier contact avec cette personne ;
données personnelles de connexion : un an après la dernière connexion ;

13. Quels sont vos droits ?

Sous réserve des limites prévues par la Règlementation applicable, vous disposez à l’égard de vos Données personnelles des droits suivants :

13.1 Droit d’accès à vos Données personnelles

Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès de L. Jacob srl la confirmation que vos Données personnelles sont ou ne sont pas traitées, et, si elles le sont, des informations sur les conditions de ces traitements.

Vous avez également le droit de recevoir une copie de vos Données sous une forme électronique d’usage courant.

13.2 Droit de rectification de vos Données personnelles

Vous avez le droit d’obtenir de L. Jacob srl la rectification ou la mise à jour de vos Données personnelles, qui sont inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

13.3 Droit d’effacement de vos Données personnelles (« droit à l’oubli »)

Sous réserve des exceptions prévues par la Règlementation applicable (exemple : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale, intérêt légitime de L. Jacob srl à conserver les Données), vous avez le droit de demander à L. Jacob srl l’effacement de vos Données personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

vos Données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
vous avez fait valoir votre droit d’opposition au traitement ;
vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
vos Données doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

13.4 Droit à la limitation du traitement de vos Données personnelles

Vous avez le droit d’obtenir de L. Jacob srl la limitation du traitement de vos Données personnelles, dans les cas suivants :

lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données personnelles, le traitement est limité pendant la durée nécessaire à la vérification de l’exactitude de vos Données et à leur rectification, le cas échéant ;
lorsque vous pouvez établir que le traitement de vos Données personnelles est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement de vos Données personnelles et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
lorsque L. Jacob srl n’a plus besoin de vos Données personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
lorsque vous vous opposez au traitement de vos Données personnelles basé sur un intérêt légitime de L. Jacob srl, le traitement est limité pendant la durée nécessaire à la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par L. Jacob srl prévalent sur vos intérêts légitimes.

En cas de limitation du traitement, vos Données personnelles ne peuvent, à l’exception de leur conservation, être traitées qu’avec votre consentement, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’ordre public.

13.5 Droit à la portabilité de vos Données personnelles

Vous avez le droit de recevoir vos Données Personnelles dans un format couramment utilisé, structuré et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement ou d’obtenir qu’elles soient directement transmises par L. Jacob srl à un autre responsable du traitement, à condition que :

le traitement de vos Données Personnelles soit fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat ;
le traitement soit effectué à l’aide de procédés automatisés.

13.6 Droit d’opposition au traitement de vos Données personnelles

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à ce que L. Jacob srl traite vos Données Personnelles aux fins de ses intérêts légitimes ou pour des finalités statistiques.

L. Jacob srl sera tenu de cesser tout traitement de vos Données Personnelles, sauf à démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos Données Personnelles à des fins de prospection commerciale. L. Jacob srl cessera immédiatement tout traitement de vos Données Personnelles à de telles fins.

13.7 Droit de retrait de votre consentement au traitement de vos Données personnelles

Lorsque L. Jacob srl traite vos Données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en faisant la demande aux coordonnées indiquées au point 2 de la présente Politique.

Le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

13.8 Droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si, malgré les efforts de L. Jacob srl pour préserver la confidentialité de vos Données personnelles, vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous bénéficiez de la faculté de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’Etat de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation aurait été commise.

Vus êtes informé de ce que, en Belgique, l’Autorité de Protection des Données (APD) a son siège Rue de la Presse, 35, à 1000 Bruxelles. Au Grand-duché de Luxembourg, l’autorité compétente est la Commission nationale de protection des données (CNPD) (Service des plaintes, 1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette). En France, l’autorité compétente est la « Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) dont le siège est sis place de Fontenoy, 3 – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.

14. Comment exercer vos droits ?

Pour toute question relative à la présente Politique ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez vous adresser à L. Jacob srl en envoyant un courrier accompagné d’une copie de votre pièce d’identité, aux coordonnées indiquées au point 2.

L. Jacob srl s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et, en tout état de cause, dans le délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à L. Jacob srl. Dans ce cas, vous serez informé dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande de cette prolongation et des motifs du report.

Si L. Jacob srl ne donne pas suite à votre demande, il vous informera des raisons et vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours devant les tribunaux compétents.